Teilnahmedokumentation

Die Dokumentation der Begleitung von jungen Menschen in den Projekten erfolgt ausschließlich durch die Träger. Der Einstieg in die Dokumentation ist der Aufruf der Übersicht aller Teilnahmen.

Übersicht aller Teilnahmen

Sie können alle Teilnahmen, auf die sie Zugriff haben, auflisten, indem Sie im Hauptmenü auf den Punkt Teilnahmen klicken. Es werden alle Teilnahmen der jungen Menschen in den jeweiligen Projekten gelistet. Eine/Ein Teilnehmende/r kann mehrfach gelistet werden, wenn sie/er in mehreren Projekten betreut wird, bzw. betreut worden ist.

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Über das Menü ist es möglich, direkt aktive, archivierte oder alle verfügbare Teilnahmen anzuzeigen.

Die Übersicht bietet Informationen über:

  • Name, Geschlecht des/der Teilnehmenden
  • Name des Projekts
  • Hauptbearbeiter/in für die Dokumentation der Teilnahme
  • Datum des Eintritts
  • Füllstandsanzeige der Eintrittsdaten (als Prozent der notwendigen Angaben, siehe unten)
  • Datum des Austritts
  • Füllstandsanzeige der Austrittsdaten (als Prozent der notwendigen Angaben, siehe unten)
  • Validität der Akte

Sofern Sie die Vertretung für einen/eine Mitarbeiter/in oder mehrere andere Mitarbeiter/innen übernehmen, so haben Sie über diese Übersicht auch Zugriff auf die Dokumentation der jeweiligen Mitarbeiter/innen.

Um eine Dokumentation zu bearbeiten, wählen Sie den jeweiligen Eintrag aus der Liste aus und fahren mit Dokumentation der Teilnahme fort.

Informationen darüber, ob alle erforderlichen Angaben für die Akte gemacht worden sind, entnehmen Sie der Füllstandsanzeige. Ein Prozentwert kleiner als 100% zeigt Ihnen an, dass in der Akte noch erforderliche Angaben nicht gemacht worden sind.

Suche und Sortierung

Sie können die Übersichtsliste nach allen Angaben durchsuchen. So lassen sich durch Eingabe des Namens einer/eines Mitarbeiter/in schnell bestimmte Vertretungsfälle auffinden.

Die Übersichtsliste kann durch Anklicken des Spaltenkopfs entsprechend aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden.

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Suchen

Die Suche kann genutzt werden um nach allen sichtbaren Feldern in der Übersicht zu suchen. Sie können die Suche über das Feld “Suchfeld” auf ein bestimmten Feld eingrenzen.

Sie können die Suche schrittweise verfeinern, in dem Sie eine erneute Suche starten. Diese Suche wird dann nur das Ergebnis der letzten Suche durchsuchen. Rechts neben den gewählen Optionen erscheint eine Anzeige, die Ihnen die Anzahl an gleichzeitigen Filterkriterien angibt. Um den letzten Filter wieder zu entfernen können Sie eine Suche mit einem leeren Suchbegriff starten.

Bespiel: Wenn Sie nach allen Teilnehmern mit dem Namen “Bauer” suchen möchten, geben Sie den Suchbegriff (“Bauer”) in das Suchfeld ein. Anschließend wählen Sie in der Auswahl, die durch “in” gekennzeichnet ist, “Nachname” aus und drücken Sie den Knopf “Suche”. Anschließend werden Ihnen alle Teilnehmenden mit dem Nachnamen “Bauer” angezeigt. Möchten Sie die Suche weiter verfeinern, bspw. wenn Sie ausschließlich “männliche” Teilnehmende mit dem Namen “Bauer” suchen, geben Sie nun in einem weiteren Schritt einfach “männlich” und “männlich” in “Geschlecht” ein und dücken Sie erneut “Suche”. So können Sie sich schrittweise eine feinere Suche zusammenstellen.

Um die Suche vollständig zurückzusetzen, wählen Sie unter den “Optionen” den Punkt “Aktuellen Suchfilter zurücksetzen” aus.

Speichern der Suche

Möchten Sie die Suche zukünftig wiederverwenden, so wählen Sie unter “Optionen” den Punkt “Speichere aktuellen Filter” aus. Sie werden nach einem Namen, der diese Suche kennzeichnen soll (e.g. “Männliche Bauer”), gefragt. Zukünftig führen Sie die gespeicherte Suche (“Männliche Bauer”) erneut durch, indem Sie den entsprechenden Punkt unter “Optionen” in der Suche auswählen.

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Expertensuche

Fortgeschrittene Nutzer können mit Hilfe von regulären Ausdrücken suchen. Dazu wählen Sie “Aktiviere Regexp in der Suche” aus.

Validität

Die Validität gibt Auskunft darüber, ob Teilnehmende berichtsfähig sind. In die Bewertung der Validität fließen die Angaben der aktuellen Teilnahme und ggf. früherer Teilnahmen ein.

Die Validität kann drei Zustände haben:

  • grüner Haken auswertbar: Die Angaben in der Teilnahmen sind vollständig und valide. Sie ist auswertbar und die/der zugehörige Teilnehmende damit berichtsfähig.
  • gelber Stern nicht auswertbar: Die Teilnahme ist nicht vollständig dokumentiert oder es liegen invalide Angaben in einer der vorherigen Teilnahme-Dokumentationen der/des Teilnehmenden vor. Die Teilnahme ist nicht auswertbar und trägt nicht zu einer berichtsfähigen Dokumentation bei.

    Öffnen Sie die Teilnahme und prüfen Sie zunächst die Vollständigkeit ihrer aktuellen Dokumentation. Folgen Sie ggf. den Hinweisen zu Outputindikatoren innerhalb der Teilnahme.

  • rotes Kreuz fehlerhaft: Eine Angabe in der Teilnahme enthält einen Fehler. Die Teilnahme ist nicht auswertbar und trägt nicht zu einer berichtsfähigen Dokumentation bei.

    Öffnen Sie die Teilnahme und wählen Sie den Punkt Validität der Angaben für weitere Details zu Fehlern.

Archiv

Es ist möglich, Teilnahmen die aktuell nicht mehr bearbeitet werden müssen, aus der Hauptübersicht zu entfernen, indem sie archiviert werden.

Um eine Teilnahme ins Archiv zu verschieben, muss diese vollständig ausgefüllt und fehlerfrei sein. Dafür öffnen Sie die Teilnahme und klicken Sie auf die Angaben der Teilnahme. Dort können Sie den Status der Teilnahme zwischen bearbeitbar und archiviert wechseln. Dieser Wechsel kann beliebig oft durchgeführt werden.

Neue Teilnahme eines/einer Teilnehmenden anlegen

Wählen sie im Formular für die/den Teilnehmenden den Punkt Teilnahmen. Um eine neue Teilnahme hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Neu. Es öffnet sich ein Formular zur Eingabe von ersten Angaben zur Teilnahme.

Wählen Sie hier das Eintrittsdatum und das Projekt, in dem Sie die Teilnahme dokumentieren wollen.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Erfassung der Daten die Einwilligung des jungen Menschen benötigen.

Bemerkung

Einmal hinzugefügte Teilnahmen können nicht entfernt werden.

Dokumentation der Teilnahme

Um die Teilnahme zu dokumentieren, rufen Sie zunächst die Teilnahmeübersicht auf. Wählen Sie dann die Teilnahme der/des Teilnehmende/n auf, die Sie bearbeiten möchten.

Stammdaten bearbeiten

Sie können die Stammdaten des jungen Menschen aus der Teilnahme aufrufen, indem Sie in dem Teilnahmeformular den Gliederungspunkt Angaben zur Person auswählen. Hier werden Ihnen die derzeit eingetragenen Stammdaten angezeigt. Über den Punkt Teilnehmende/r anzeigen öffnen Sie den Stammdatensatz der/des Teilnehmenden und können diesen bearbeiten. Weitere Informationen zur Bearbeitung der Stammdaten finden Sie unter Stammdaten bearbeiten.

Um wieder zu der Teilnahme zurückzukehren, wählen Sie in dem Teilnehmerformular den Gliederungspunkt Teilnahmen und wählen hier die entsprechene Teilnahme aus.

Dokumentation der Outputindikatoren

Die Outputindikatoren beschreiben die Situation der Teilnehmenden bei Eintritt in die Maßnahme. Pro Teilnehmer/in wird ein Satz Outputindikatoren bestimmt, welche zusammen mit der Dokumentation der Ergebnisindikatoren der späteren Auswertung dienen.

Die Outputindikatoren sind alle auswertungsrelevant und spätestens bis zum Abschluss der Dokumentation auszufüllen.

Dokumentation der Ergebnisindikatoren

Die Ergebnisindikatoren beschreiben die »Austrittsdaten« der Teilnehmenden aus der Maßnahme. Die Ergebnisindikatoren sind in allen Teilnahmen spätestens beim Abschluss der Dokumentation auszufüllen.

Tagebuch und Zeiterfassung

Für jede Teilnahme steht eine Tagebuchfunktion zur Verfügung, welche Sie über das Teilnahmenmenü nach Auswahl der/des Teilnehmenden über die linke Navigation erreichen.

Screenshot: Übersicht der Tagebuchfunktion

Screenshot: Übersicht der Tagebuchfunktion

Ihnen steht in Tabellenform eine Übersicht von angelegten Einträgen zur Verfügung. Für jeden Tagebucheintrag wird Ihnen hierbei das Datum, die Dauer, der/die Bearbeiter/in, sowie der vermerkte Inhalt angezeigt.

Um bereits angelegete Tagebucheinträge aktualisieren zu können, klicken Sie auf eines der Felder in der Zeile für den jeweiligen Eintrag. Es öffnet sich dasselbe Formular wie zum Anlegen eines neuen Eintrages.

Oberhalb der Tabelle können Sie einen neuen Eintrag anlegen. In dem sich dann öffnenden Formular können Sie das jeweilige Datum, die Dauer sowie einen Text eingeben.

Unterhalb der Tabelle werden die Zeiten aller Einträge in dem Tagebuch aufgelistet, um einen schnellen Überblick zu erhalten wieviel Zeit Sie mit dem/der Teilnehmenden verbracht haben.

Druck des Tagebuchs

Unter »Druckansicht« findet sich eine Ansicht, die das Drucken des Tagebuchs ermöglicht. Nutzen Sie hierfür die Druckfunktion Ihres Browsers.

Anforderungen für die Auswertung

Damit eine Teilnahme grundsätzlich ausgewertet werden kann (d.h. berichtsfähig ist), müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Alle relevanten Indikatoren müssen vollständig ausgefüllt sein (Vollständigkeit).
  2. Alle Angaben in der Fallakte müssen den Plausibilitätsüberprüfungen standhalten (Validität).

Vollständigkeit der Angaben

Vollständigkeit im Sinne der Berichtsfähigkeit bezieht sich auf die Angaben der Forderfelder. In der Teilnahmenübersicht finden Sie eine Füllstandsanzeige, welche Ihnen angibt, zu welchen Anteilen die Akte bereits ausgefüllt ist (siehe Übersicht aller Teilnahmen).

Screenshot: Anzeige fehlender Angaben in Gliederung

Screenshot: Anzeige fehlender Angaben in Gliederung

Die Zahlen innerhalb der Gliederung zeigen an, wieviele Angaben auf den jeweiligen Seiten noch auszufüllen sind.

Validität der Angaben

Die Überprüfung der Validität erfolgt bei jeder Speicherung der Angaben einer Teilnahme. Dabei werden die Angaben anhand verschiedener Regeln überprüft. Ist eine dieser Regeln verletzt, wird ein Hinweis im Formular angezeigt:

Screenshot: Warnmeldung zu ESF-Regelvalidierung

Screenshot: Warnmeldung zu ESF-Regelvalidierung

Details zu der Validierung finden Sie, wenn Sie in der Gliederung den Punkt ESF-Validierung aufrufen:

Screenshot: Gliederungspunkt »ESF-Validierung«

Screenshot: Gliederungspunkt »ESF-Validierung«

Die Detailansicht zeigt Ihnen den Status zu einzelnen Formularbereichen. Hieran können Sie ablesen, ob sie Angaben gemacht haben, welche die Kriterien der ESF-Validierung (nicht) erfüllen, bzw. ob Bereiche nicht auswertbar sind.

Screenshot: ESF-Validierungsseite (Regeln)

Screenshot: ESF-Validierungsseite (Regeln)

Im Abschnitt »ESF-Outputindikatoren« können Sie sehen, wie Ihre Angaben aus dem Formular die der Auswertung zugrunde liegenden ESF-Outputindikatoren beeinflussen. Die Übersicht zeigt den Indikator, seine Beschreibung und den Wert an, der sich durch das Ausfüllen des Formulars ergibt. Bspw. gibt der Indikator »CO01« an, ob der/die Teilnehmende der Kategorie »arbeitslos, auch Langzeitarbeitslose« zuzuordnen ist. Die ausgefüllten ESF-Outputindikatoren dienen als zusätzliche Hilfe, um Fehleingaben im Formular besser finden zu können.

Screenshot: Auflistung der ESF-Outoutindikatoren

Screenshot: Auflistung der ESF-Outputindikatoren

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen erinnern Sie an Teilnahmen, bei denen Sie aktiv werden müssen. Sie werden automatisch durch das System erstellt und auf der Startseite angezeigt. Wiedervolagen können für verschiedene Anlässe erstellt werden.

Screenshot: Wiedervorlagen auf der Startseite

Screenshot: Wiedervorlagen auf der Startseite

Verstrichene geplante Beendigung

Für Teilnahmen, die entweder kein oder ein bereits verstrichenes Datum der geplanten Beendigung haben, werden entsprechende Wiedervorlagen erstellt.

Bitte prüfen Sie in diesem Fall die Angaben und beenden Sie die Teilnahme oder passen die geplante Beendigung an.

Nachbearbeitung notwendig

Unter dem Punkt »Nachbearbeitung notwendig« werden Teilnahmen aufgelistet, bei denen akute Fehler vorliegen.

Dabei wird es sich in der Regel um Fehler handeln, die ohne Ihr Zutun entstanden sind. Fehlerhafte Teilnahmen können durch nachträgliche Änderungen der ESF-Vorgaben entstehen, wodurch beispielsweise Regelüberprüfungen nachträglich geändert oder neue Pflichtfelder hinzugefügt werden.

Wenn Sie derartige Wiedervorlagen angezeigt bekommen, sollten Sie sie untersuchen. Die fehlerhaften Felder werden in der Teilnahmenansicht rot markiert.