Teilnehmendenverwaltung (Stammdaten)¶
Hinzufügen eines/einer neuen Teilnehmenden¶
Öffnen Sie zu Beginn zunächst die Teilnehmerübersicht, um zu prüfen, ob der junge Mensch schon in einem anderen Projekt bei Ihnen (oder von Kollegen/Kolleginnen für die Sie als Vertretung eingetragen sind) teilgenommen hat. In diesem Fall können Sie den jungen Menschen direkt auswählen und für diesen eine Teilnahme anlegen. (Details siehe Neue Teilnahme eines/einer Teilnehmenden anlegen.)
Wenn Sie den jungen Menschen nicht in der Teilnehmerübersicht finden, können Sie nach diesem im System suchen. Klicken Sie hierzu auf den Button Neu in der Teilnehmerübersicht und fahren im Abschnitt Teilnehmendensuche fort.
Teilnehmendensuche¶
Die Teilnehmendensuche erlaubt es Ihnen, nach dem jungen Mensch in ihrer Kommune zu suchen. Dabei wird nach bestehenden Teilnahmen des jungen Menschen in anderen Projekten in ihrer Kommune gesucht. Die Suche nach Vor- und Nachnamen erfolgt hierbei unscharf. Somit ist die Suche in einem gewissen Umfang tolerant gegenüber unterschiedlichen Schreibweisen.

Screenshot: Teilnehmendensuche¶
Wichtig
Bitte beachten Sie, dass Sie für die Suche nach dem/der Teilnehmenden die Einwilligung des jungen Menschen benötigen. Sie können eine Vorlage der Einwilligungserklärung für einen Ausdruck und Unterzeichnung durch den/die Teilnehmende/n herunterladen. Wählen Sie hierzu den Knopf Einwilligungserklärung drucken.
Um nach einem/einer Teilnehmenden zu suchen, füllen Sie in dem Suchdialog alle Pflichtfelder aus und klicken auf Suche.

Screenshot: Ergebnisseite zu einer Teilnehmendensuche¶
Es wird nun das Ergebnis der Suche angezeigt. Sie können an dieser Stelles:
- eine/einen gefundene/n Teilnehmende/n übernehmen (siehe Teilnehmendenübernahme), indem Sie auf die Schaltfläche Teilnehmende/n übernehmen klicken.
- einen neuen Teilnehmendendatensatz anlegen (Anlegen eines/einer neuen Teilnehmenden (Stammdaten)), indem Sie auf die Schaltfläche Teilnehmende/n neu anlegen klicken.
- eine erneute Suche durchführen.
Warnung
Um einen Missbrauch (Stöbern in Bestandsdaten) der Suchfunktion zu vermeiden, dürfen höchstens 10 Suchen ausgeführt werden, ohne dass ein/e Trägernutzer/in einen jungen Menschen auswählt und eine Teilnahme dokumentiert. Der Beginn der Dokumentation einer Teilnahme stellt den Zähler wieder auf 0 zurück.
Finden mehr Suchen ohne Erstellen einer Teilnahme statt, wird der Zugang zum System für den/der Trägernutzer/in gesperrt und der Nutzer automatisch vom System abgemeldet! Eine erneute Anmeldung ist nicht mehr möglich. Wenden Sie sich in diesem Fall an ihre Kommune. Nur diese kann den Zugang wieder entsperren.
Teilnehmendenübernahme¶
Ist die Teilnehmendensuche (Teilnehmendensuche) erfolgreich gewesen, wird Ihnen das Ergebnis angezeigt und Sie können in der Spalte »Aktion« auf den Button Teilnehmende/n übernehmen klicken.

Screenshot: Teilnehmenden-Suchergebnis mit Teilnehmende/n übernehmen-Button¶
Es öffnet sich ein Dialogfenster mit dem Hinweis, ob Sie diese/n Teilnehmende/n wirklich aufnehmen wollen.
Sie können nun mit Teilnehmende/n übernehmen bestätigen oder auf Teilnehmende/n übernehmen klicken.
Nach Abbruch gelangen Sie erneut zur Teilnehmendensuche.
Im Rahmen des Aufnehmen eines/r Teilnehmer/in wird auch eine neue Teilnahme dokumentiert. Sie werden durch die entsprechenden Dialoge zum Anlegen einer Teilnahme geleitet.
Nachdem Sie den/die Teilnehmer/in und die Teilnahme angelegt haben, gelangen Sie in die gerade neu angelegte Teilnahme.
Anlegen eines/einer neuen Teilnehmenden (Stammdaten)¶
Wenn Sie über die Suche den jungen Menschen nicht finden konnten, dann können Sie einen neuen Stammdatensatz für den/die Teilnehmende/n anlegen. Die Daten aus der Suche werden übernommen und können bei Bedarf noch geändert werden.

Screenshot: Eingabemaske zum Anlegen eines/r Teilnehmenden¶
Die Förderfähigkeit eines/-r Teilnehmenden können Sie in dem Bereich Förderfähigkeit festlegen. Sie sind verpflichtet, eine Angabe zu machen. Teilnehmende, die als nicht förderfähig kategorisiert werden, gehören nicht zur JUSTiQ-Zielgruppe und sind auch nicht förderfähig. Entsprechend darf die Akte nicht im Rahmen des materiellen Monitorings erfasst werden und wird in Abstimmung mit Ihrer kommunalen Koordinierungsstelle gelöscht werden.
Bemerkung
Sollten Informationen bzgl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse nicht zu ermitteln sein, tragen Sie bitte entsprechende Daten des Trägers ein
Im Rahmen des Anlegens eines/r neuen Teilnehmers/in, wird auch eine neue Teilnahme dokumentiert. Sie werden durch die entsprechenden Dialoge zum Anlegen einer Teilnahme geleitet:

Screenshot: Eingabemaske zum Anlegen einer Teilnahme¶

Screenshot: Bausteinauswahl¶
An dieser Stelle können Sie entscheiden welchen und wieviele Bausteine Sie in Ihrer Teilnahme zu Beginn nutzen wollen. Änderungen sind später jederzeit möglich.
Nachdem Sie den/die Teilnehmer/in und die Teilnahme angelegt haben, gelangen Sie in die gerade neu angelegte Teilnahme:

Screenshot: Einzelansicht einer Teilnahme¶
Stammdaten bearbeiten¶
Die Stammdaten eines/einer Teilnehmenden sollen stets aktuell gehalten werden. Hierzu können alle Personen, die den/die Teilnehmende/n begleiten, auf die jeweiligen Stammdaten zugreifen, um diese erweitern, korrigieren oder aktualisieren zu können.
Um die Stammdaten einer/eines Teilnehmenden zu bearbeiten, wählen Sie im Hauptmenü Teilnehmende aus, um die Teilnehmendenliste anzuzeigen. Wählen Sie den/die entsprechende/n Teilnehmende/n aus der Liste aus, um deren/dessen Stammdaten anzuzeigen.
Bemerkung
Sofern das aktive Fenster nicht die Stammdaten anzeigt, wählen Sie Stammdaten aus der Gliederung aus.
Im Fenster Stammdaten können die Stammdaten bearbeitet werden. Klicken Sie auf Speichern, um die Daten zu übernehmen.

Screenshot: Stammdaten¶
Um das Ergebnis der Prüfung, bzw. eventuelle Änderungen an der Förderfähigkeit eines/-r Teilnehmenden zu dokumentieren können Sie im Bereich Prüfung der Förderfähigkeit eine entsprechende Angabe machen. Sie sind verpflichtet eine Angabe zu machen. »Keine Angabe« dient führt dazu, dass die Akte nicht gespeichert werden kann. Teilnehmende, die als nicht förderfähig kategorisiert werden, gehören nicht zur JUSTiQ-Zielgruppe und sind auch nicht förderfähig. Entsprechend darf die Akte nicht im Rahmen des materiellen Monitorings erfasst werden und wird in Abstimmung mit Ihrer kommunalen Koordinierungsstelle gelöscht werden.
Bemerkung
Beachten Sie, das sich die Angaben der Stammdaten auch in Ihren Teilnahmen ändern können, wenn diese durch andere Nutzer/innen aktualisiert werden.
Alle Teilnahmen einer/eines Teilnehmenden anzeigen¶
Um alle Teilnahmen einer/eines Teilnehmenden anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie im Hauptmenü auf Teilnehmende, um sich die Teilnehmendenliste anzuzeigen. Wählen Sie nun den/die Teilnehmende/n aus, deren/dessen Teilnahmen Sie anzeigen möchten. Klicken Sie nach der Auswahl der/des Teilnehmenden in der Gliederung auf Teilnahmen, um alle Teilnahmen der/des Teilnehmenden anzuzeigen.
Bemerkung
Es werden alle Teilnahmen des jungen Menschen angezeigt. Sie können jedoch nur die Teilnahmen anzeigen und bearbeiten, in denen Sie als Bearbeiter/in oder Vertretung eingetragen sind.
Einwilligungserklärung drucken¶
Eine Vorlage der Einwilligungserklärung zur Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie an zwei verschiedenen Stellen herunterladen:
bei der initialen Suche nach dem/der Teilnehmenden (siehe Teilnehmendensuche)
nach Auswahl eines Teilnehmers:
Hier finden Sie im Kontextmenü die Funktion Drucken:
Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich ein Dialog zur Auswahl von Druckvorlagen. Wählen Sie hier die Vorlage für die Einwilligungserklärung aus und laden Sie sie herunter:
Screenshot: Dialog zum herunterladen der Einwilligungserklärung¶
Die Vorlage kann dann ausgedruckt und durch den/die Teilnehmende/n unterzeichnet werden.