Teilnahmedokumentation

Die Dokumentation der Begleitung von jungen Menschen in den Projekten erfolgt ausschließlich durch die Träger. Der Einstieg in die Dokumentation ist der Aufruf der Übersicht aller Teilnahmen.

Übersicht aller Teilnahmen

Sie können alle Teilnahmen, auf die sie Zugriff haben, auflisten, indem Sie im Hauptmenü auf den Punkt Teilnahmen klicken. Es werden alle Teilnahmen der jungen Menschen in den jeweiligen Projekten gelistet. Eine/Ein Teilnehmende/r kann mehrfach gelistet werden, wenn sie/er in mehreren Projekten betreut wird, bzw. betreut worden ist.

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Screenshot: Teilnahmenübersicht

Über das Menü ist es möglich, direkt aktive, archivierte oder alle verfügbare Teilnahmen anzuzeigen.

Die Übersicht bietet Informationen über:

  • Name, Geschlecht des/der Teilnehmenden
  • Name des Projekts
  • Name des Bausteins (CM = Case Management, ASJ = Aufsuchende Jugendsozialarbeit, MP = Mikroprojekt, CL = Clearing)
  • Hauptbearbeiter/in für die Dokumentation der Teilnahme
  • Datum des Eintritts
  • Füllstandsanzeige der Eintrittsdaten (als Prozent der notwendigen Angaben, siehe unten)
  • Datum des Austritts
  • Füllstandsanzeige der Austrittsdaten (als Prozent der notwendigen Angaben, siehe unten)
  • Validität der Akte

Sofern Sie die Vertretung für einen/eine Mitarbeiter/in oder mehrere andere Mitarbeiter/innen übernehmen, so haben Sie über diese Übersicht auch Zugriff auf die Dokumentation der jeweiligen Mitarbeiter/innen.

Um eine Dokumentation zu bearbeiten, wählen Sie den jeweiligen Eintrag aus der Liste aus und fahren mit Dokumentation der Teilnahme fort.

Informationen darüber, ob alle erforderlichen Angaben für die Akte gemacht worden sind, entnehmen Sie der Füllstandsanzeige. Ein Prozentwert kleiner als 100% zeigt Ihnen an, dass in der Akte noch erforderliche Angaben nicht gemacht worden sind.

Suche und Sortierung

Sie können die Übersichtsliste nach allen Angaben durchsuchen. So lassen sich durch Eingabe des Namens einer/eines Mitarbeiter/in schnell bestimmte Vertretungsfälle auffinden.

Die Übersichtsliste kann durch Anklicken des Spaltenkopfs entsprechend aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden.

Durch Drücken der Umschalt-Taste (auch Shift-Taste) können dabei mehrer Spalten kombiniert werden.

Validität

Die Validität gibt Auskunft darüber, ob Teilnehmende berichtsfähig sind. In die Bewertung der Validität fließen die Angaben der aktuellen Teilnahme und ggf. früherer Teilnahmen ein.

Die Validität kann drei Zustände haben:

  • grüner Haken auswertbar: Die Angaben in der Teilnahmen sind vollständig und valide. Sie ist auswertbar und die/der zugehörige Teilnehmende damit berichtsfähig.
  • gelber Stern nicht auswertbar: Die Teilnahme ist nicht vollständig dokumentiert oder es liegen invalide Angaben in einer der vorherigen Teilnahme-Dokumentationen der/des Teilnehmenden vor. Die Teilnahme ist nicht auswertbar und trägt nicht zu einer berichtsfähigen Dokumentation bei.

    Öffnen Sie die Teilnahme und prüfen Sie zunächst die Vollständigkeit ihrer aktuellen Dokumentation. Folgen Sie ggf. den Hinweisen zu Outputindikatoren innerhalb der Teilnahme.

  • rotes Kreuz fehlerhaft: Eine Angabe in der Teilnahme enthält einen Fehler. Die Teilnahme ist nicht auswertbar und trägt nicht zu einer berichtsfähigen Dokumentation bei.

    Öffnen Sie die Teilnahme und wählen Sie den Punkt Validität der Angaben für weitere Details zu Fehlern.

Archiv

Es ist möglich, Teilnahmen die aktuell nicht mehr bearbeitet werden müssen, aus der Hauptübersicht zu entfernen, indem sie archiviert werden.

Um eine Teilnahme ins Archiv zu verschieben, muss diese vollständig ausgefüllt und fehlerfrei sein. Dafür öffnen Sie die Teilnahme und klicken Sie auf die Angaben der Teilnahme. Dort können Sie den Status der Teilnahme zwischen bearbeitbar und archiviert wechseln. Dieser Wechsel kann beliebig oft durchgeführt werden.

Neue Teilnahme eines/einer Teilnehmenden anlegen

Wählen sie im Formular für die/den Teilnehmenden den Punkt Teilnahmen. Um eine neue Teilnahme hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Neu. Es öffnet sich ein Formular zur Eingabe von ersten Angaben zur Teilnahme.

Wählen Sie hier das Eintrittsdatum und das Projekt, in dem Sie die Teilnahme dokumentieren wollen.

Nach dem Speichern der Teilnahme müssen Sie in einem zweiten Schritt die Auswahl des Bausteins (Mikroprojekt, Case Management, Clearing/Beratung oder Jugendsozialarbeit) vornehmen. Der ausgewählte Baustein wird nun in der Gliederung der Teilnahme angezeigt. Wird eine Teilnahme ohne zugewiesenen Baustein geöffnet, so muss der Baustein im nächsten Schritt festgelegt werden.

Bemerkung

Das Projekt, in dem die Teilnahme stattfindet, legt die verfügbaren Bausteine fest.

Im Baustein-Reiter können Baustein-spezifische Angaben dokumentiert werden.

Wichtig

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Erfassung der Daten die Einwilligung des jungen Menschen benötigen.

Bemerkung

Einmal hinzugefügte Teilnahmen können nicht entfernt werden.

Dokumentation der Teilnahme

Um die Teilnahme zu dokumentieren, rufen Sie zunächst die Teilnahmeübersicht auf. Wählen Sie dann die Teilnahme der/des Teilnehmende/n auf, die Sie bearbeiten möchten.

Nach Speichern der Teilnahme wird im Hintergrund geprüft, ob die Teilnahme ausgewertet werden kann. Wenn dies nicht der Fall ist, wird eine entsprechende Warnung angezeigt.

Stammdaten bearbeiten

Sie können die Stammdaten des jungen Menschen aus der Teilnahme aufrufen, indem Sie in dem Teilnahmeformular den Gliederungspunkt Angaben zur Person auswählen. Hier werden Ihnen die derzeit eingetragenen Stammdaten angezeigt. Über den Punkt Teilnehmende/r anzeigen öffnen Sie den Stammdatensatz der/des Teilnehmenden und können diesen bearbeiten. Weitere Informationen zur Bearbeitung der Stammdaten finden Sie unter Stammdaten bearbeiten.

Um wieder zu der Teilnahme zurückzukehren, wählen Sie in dem Teilnehmerformular den Gliederungspunkt Teilnahmen und wählen hier die entsprechene Teilnahme aus.

Dokumentation der Outputindikatoren

Die Outputindikatoren beschreiben die Situation der Teilnehmenden bei Eintritt in die Maßnahme. Pro Teilnehmer/in wird ein Satz Outputindikatoren bestimmt, welche zusammen mit der Dokumentation der Ergebnisindikatoren der späteren Auswertung dienen.

Um Outputindikatoren anzulegen, wählen Sie die Teilnahme und klicken Sie in der Gliederung auf Outputindikatoren. Dort befindet sich ein Button Outputindikatoren hinzufügen, den Sie zum Anlegen drücken können. Sie werden dann nach einer Bestätigung gefragt.

Die Outputindikatoren sind unter den folgenden Bedingungen auswertungsrelevant und spätestens bis zum Abschluss der Dokumentation auszufüllen:

  • Die Zeit, die insgesamt [1] mit der/dem Teilnehmenden im Rahmen der Betreuung verbracht wurde, übersteigt 8 Stunden. In diesem Fall wird von einer intensiveren Begleitung ausgegangen, welche eine Dokumentation der Outputindikatoren erforderlich macht, oder
  • Die Begleitung findet erstmalig im Rahmen eines Case Managements statt.
  • Die Dokumentation wird erstmalig freiwillig erstellt.
[1]Die Gesamtbetreuungsdauer umfasst alle Teilnahmen des/der Teilnehmenden über alle seine/ihre Teilnahmen (unabhängig vom Träger) im Rahmen des Förderprogramms.

Dokumentation der Ergebnisindikatoren

Die Ergebnisindikatoren beschreiben die »Austrittsdaten« der Teilnehmenden aus der Maßnahme. Die Ergebnisindikatoren sind in allen Teilnahmen spätestens beim Abschluss der Dokumentation auszufüllen.

Dokumentation der Bausteine

Einer Teilnahme ist immer mindestens ein Baustein zugeordnet. Das Projekt, zu dem die Teilnahme gehört, bestimmt, welche Bausteine zur Auswahl stehen.

In der Gliederung der Teilnahme können Sie den Menüpunkt Bausteine auswählen, um sie zu verwalten:

Screenshot: Baustein-Übersichtsseite

Screenshot: Baustein-Übersichtsseite

Jeder Baustein, der im Rahmen der Projektteilnahme durchgeführt wird, ist anzugeben. Der entsprechende Schalter ist auf »Ja« zu setzen. Die Durchführung der angegebenen Bausteine kann, muss aber nicht gleichzeitig erfolgen. Ist ein Baustein aktiviert, ist der entsprechende Schalter grün. In der Abbildung wurde mit der/dem Teilnehmenden im Rahmen der »Aufsuchenden Jugendsozialarbeit« gearbeitet, »Case Management« und »Beratung/Clearing« hat nicht stattgefunden.

Bausteine aktivieren

Möchten Sie beispielsweise den Baustein »Beratung/Clearing« aktivieren, drücken Sie den entsprechenden Schalter.

Bausteine deaktivieren

Möchten Sie einen Baustein wieder deaktivieren, betätigen Sie den Schalter erneut und bestätigen Sie Ihre Absicht in dem erscheinenden Warndialog.

Warnung

Im Zuge der Bausteindokumentation erfasste Daten, beispielsweise im Falle eines Case Managements, werden beim Deaktivieren des jeweiligen Bausteins unwiederbringlich gelöscht.

Den letzten aktiven Baustein können Sie nicht deaktivieren, da jede Teilnahme mindestens einen aktiven Baustein haben muss.

Case Management

Für den Baustein Case Management ist es möglich, die Unterstützungsbedarfe und den Förderplan zu dokumentieren. Klicken Sie dazu im Baustein-Menü den Button Case Management öffnen an.

Die Case-Management-Seite gliedert sich in mehrere Abschnitte:

  1. Im Abschnitt »Unterstützungsbedarfe« können Sie festhalten, ob und in welchem Umfang Unterstützungsbedarfe vorliegen. Allgemein wird zwischen »(1) Kein Unterstützungsbedarf« bis hin zu »(6) Großer Unterstützungsbedarf« differenziert. »Sonstiger Unterstützungsbedarf« eröffnet die Möglichkeit unter »Nennung Sonstiges« gesonderten Bedarf zu dokumentieren. Das Datum der Vereinbarung kann unter Datum der Vereinbarung festgehalten werden. Unter Freie Dokumentation ist Raum für begleitende Einträge.
  2. Im Abschnitt »Förderplan« des Case Managements sehen Sie eine Übersicht über die Integrationsmaßnahmen. Sie erhalten Informationen zu der Maßnahme, dem Bereich und dem Start- bzw. Ende-Datum (von/bis).
  3. Durch einen Klick auf Neu bzw. durch einen Klick auf eine vorhandene Maßnahme öffnet sich die Detailansicht zur Maßnahme. Hier können Sie die Maßnahme verändern oder löschen.

Die Ansicht der einzelnen Maßnahmen ist thematisch in 3 Bereiche unterteilt:

  1. Im Bereich »Maßnahme« geben Sie eine Beschreibung, die Dauer und den Bereich der Maßnahme sowie die durchführende Institution an.
  2. Im Bereich »Zielsetzung« geben Sie ein übergeordnetes Ziel sowie bis zu fünf individuelle Ziele an. Eingeblendet ist zu Beginn lediglich ein Zielfeld. Nach Ausfüllen erscheint ein weiteres Zielfeld. Maximal können 5 Ziele definiert werden. Zu jedem Zielfeld besteht die Möglichkeit, Bewertungen des Case Managers/der Case Managerin und des/der Teilnehmenden vorzunehmen.
  3. Im Bereich »Zielerreichung« geben Sie an, wie die Maßnahme beendet und welche Schlussfolgerung gezogen worden ist.

Nach dem Speichern einer Maßnahme gelangen Sie zurück zur Detailansicht des Case Managements.

Tagebuch und Zeiterfassung

Für jede Teilnahme steht eine Tagebuchfunktion zur Verfügung, welche Sie über das Teilnahmenmenü nach Auswahl der/des Teilnehmenden über die linke Navigation erreichen.

Screenshot: Übersicht der Tagebuchfunktion

Screenshot: Übersicht der Tagebuchfunktion

Ihnen steht in Tabellenform eine Übersicht von angelegten Einträgen zur Verfügung. Für jeden Tagebucheintrag wird Ihnen hierbei das Datum, die Dauer, der/die Bearbeiter/in, sowie der vermerkte Inhalt angezeigt.

Um bereits angelegete Tagebucheinträge aktualisieren zu können, klicken Sie auf eines der Felder in der Zeile für den jeweiligen Eintrag. Es öffnet sich dasselbe Formular wie zum Anlegen eines neuen Eintrages.

Oberhalb der Tabelle können Sie einen neuen Eintrag anlegen. In dem sich dann öffnenden Formular können Sie das jeweilige Datum, die Dauer sowie einen Text eingeben.

Unterhalb der Tabelle werden die Zeiten aller Einträge in dem Tagebuch aufgelistet, um einen schnellen Überblick zu erhalten wieviel Zeit Sie mit dem/der Teilnehmenden verbracht haben.

Druck des Tagebuchs

Unter »Druckansicht« findet sich eine Ansicht, die das Drucken des Tagebuchs ermöglicht. Nutzen Sie hierfür die Druckfunktion Ihres Browsers.

8-Stunden-Regel

Die verbrachte Zeit mit einem jungen Menschen soll dokumentiert werden. Wenn Sie die Gesamtbetreuungszeit (trägerübergreifend mit dem/der Teilnehmenden) von 8 Stunden überschreiten, sind Sie verpflichtet die Outputindikatoren zu erfassen.

Anforderungen für die Auswertung

Damit eine Teilnahme grundsätzlich ausgewertet werden kann (d.h. berichtsfähig ist), müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  1. Alle relevanten Indikatoren müssen vollständig ausgefüllt sein (Vollständigkeit).
  2. Alle Angaben in der Fallakte müssen den Plausibilitätsüberprüfungen standhalten (Validität).

Vollständigkeit der Angaben

Vollständigkeit im Sinne der Berichtsfähigkeit bezieht sich auf die Angaben der Forderfelder. In der Teilnahmenübersicht finden Sie eine Füllstandsanzeige, welche Ihnen angibt, zu welchen Anteilen die Akte bereits ausgefüllt ist (siehe Übersicht aller Teilnahmen).

Screenshot: Anzeige fehlender Angaben in Gliederung

Screenshot: Anzeige fehlender Angaben in Gliederung

Die Zahlen innerhalb der Gliederung zeigen an, wieviele Angaben auf den jeweiligen Seiten noch auszufüllen sind.

Validität der Angaben

Die Überprüfung der Validität erfolgt bei jeder Speicherung der Angaben einer Teilnahme. Dabei werden die Angaben anhand verschiedener Regeln überprüft. Ist eine dieser Regeln verletzt, wird ein Hinweis im Formular angezeigt:

Screenshot: Warnmeldung zu ESF-Regelvalidierung

Screenshot: Warnmeldung zu ESF-Regelvalidierung

Details zu der Validierung finden Sie, wenn Sie in der Gliederung den Punkt ESF-Validierung aufrufen:

Screenshot: Gliederungspunkt »ESF-Validierung«

Screenshot: Gliederungspunkt »ESF-Validierung«

Die Detailansicht zeigt Ihnen den Status zu einzelnen Formularbereichen. Hieran können Sie ablesen, ob sie Angaben gemacht haben, welche die Kriterien der ESF-Validierung (nicht) erfüllen, bzw. ob Bereiche nicht auswertbar sind.

Screenshot: ESF-Validierungsseite (Regeln)

Screenshot: ESF-Validierungsseite (Regeln)

Im Abschnitt »ESF-Outputindikatoren« können Sie sehen, wie Ihre Angaben aus dem Formular die der Auswertung zugrunde liegenden ESF-Outputindikatoren beeinflussen. Die Übersicht zeigt den Indikator, seine Beschreibung und den Wert an, der sich durch das Ausfüllen des Formulars ergibt. Bspw. gibt der Indikator »CO01« an, ob der/die Teilnehmende der Kategorie »arbeitslos, auch Langzeitarbeitslose« zuzuordnen ist. Die ausgefüllten ESF-Outputindikatoren dienen als zusätzliche Hilfe, um Fehleingaben im Formular besser finden zu können.

Screenshot: Auflistung der ESF-Outoutindikatoren

Screenshot: Auflistung der ESF-Outputindikatoren

Wiedervorlagen

Wiedervorlagen erinnern Sie an Teilnahmen, bei denen Sie aktiv werden müssen. Sie werden automatisch durch das System erstellt und auf der Startseite angezeigt. Wiedervolagen können für verschiedene Anlässe erstellt werden.

Screenshot: Wiedervorlagen auf der Startseite

Screenshot: Wiedervorlagen auf der Startseite

Verstrichene geplante Beendigung

Für Teilnahmen, die entweder kein oder ein bereits verstrichenes Datum der geplanten Beendigung haben, werden entsprechende Wiedervorlagen erstellt.

Bitte prüfen Sie in diesem Fall die Angaben und beenden Sie die Teilnahme oder passen die geplante Beendigung an.

Nachbearbeitung notwendig

Unter dem Punkt »Nachbearbeitung notwendig« werden Teilnahmen aufgelistet, bei denen akute Fehler vorliegen.

Dabei wird es sich in der Regel um Fehler handeln, die ohne Ihr Zutun entstanden sind. Fehlerhafte Teilnahmen können durch nachträgliche Änderungen der ESF-Vorgaben entstehen, wodurch beispielsweise Regelüberprüfungen nachträglich geändert oder neue Pflichtfelder hinzugefügt werden.

Wenn Sie derartige Wiedervorlagen angezeigt bekommen, sollten Sie sie untersuchen. Die fehlerhaften Felder werden in der Teilnahmenansicht rot markiert.